L'arrivée d'une nouvelle version de SharePoint est imminente. Elle est annoncée pour le printemps de cette année. Il s'agit de la 4ème version de ce logiciel phare chez Microsoft qui prend de plus en plus d'importance et se dote de nouvelles fonctionnalités intéressantes issues des retours d'expériences. Nous proposons une série d'articles réguliers sur ce sujet.
Fig 1 l'offre SharePoint
Lors de la conférence SharePoint à Las Vegas en octobre 2009 l'étendue des fonctionnalités de SharePoint 2010 nous a été présenté sous forme d'une nouvelle marguerite et à l'aide d'une phrase simple : « Un serveur professionnel de collaboration pour l'entreprise et le web »
- Les Sites représentent les fonctionnalités de partage de l'information.
- Les Communautés, issues des réseaux sociaux sont les groupes d'utilisateurs qui sont plus faciles à organiser par les utilisateurs eux-mêmes.
- Le Contenu avec une gestion évoluée du cycle de vie des documents de leur création à leur archivage ou destruction.
- La Recherche, par l'intégration d'une technologie FAST mieux intégrée et performante.
- L'Insight, avec l'intégration de services avancés tel que Performance Point, Excel Services, les Business Connectivity Services, les services de formulaires Infopath et des services Visio.
- Les Composites, correspondent à la facilité de créer rapidement des solutions dynamiques.
En termes produits, on peut trouver :
Les SharePoint Fundations 2010 qui sont le digne successeur des Windows SharePoint Services intégrés à Windows Server.
Fig 2. Copie d'écran d'un site d'équipe
Comme leur nom l'indique, les SharePoint Fundations 2010 sont un ensemble de services de base de la technologie SharePoint. Cela préfigure la volonté de l'éditeur de faire évoluer le gestionnaire de fichiers de Windows vers des services de collaboration bien plus évolués.
Les SharePoint Fundations 2010 ou SPF 2010 se présentent sous forme de collections de sites web avec de nombreuses fonctionnalités intégrées. Il existe plusieurs modèles de sites comme les sites d'équipes, les espaces de travail de documents, les sites de réunions, les sites wiki, les blogs etc ...
Le ruban, déjà présent dans les applications Office est maintenant présent dans l'interface. Il peut facilement s'escamoter.
Fig 3 le ruban de SharePoint 2010
Au sein d'un site se trouvent les fonctionnalités de celui-ci :
Les bibliothèques de documents permettent de stocker tout type de fichiers non exécutables. Il est possible de créer des colonnes qui sont en fait les métadonnées permettant de catégoriser les fichiers stockés. Les colonnes sont un sur-ensemble des propriétés des documents Office. Des vues permettent de n'afficher que certains fichiers sur des critères de filtres ou de tris issus des colonnes.
Cette fonctionnalité simple permet de s'affranchir des classements physiques que sont les dossiers ou répertoires du gestionnaire de fichiers Windows. Ces derniers montrent leurs limites avec, par exemple, la difficulté de classer un document appartement à deux rangements. Un document peut être présent dans plusieurs vues différentes tout en restant unique. Une nouvelle fonctionnalité de validation des colonnes est rendue disponible.
SharePoint 2010 possède une fonctionnalité de gestion d'un ensemble de documents comme une entité unique.
D'autres services tels que la gestion des versions, avec des versions majeures visibles par les ayant droits dans la bibliothèque ou des versions mineures visibles uniquement par les auteurs dans cette bibliothèque. Il est possible grâce à la fonction m'avertir située sur un document ou sur l'ensemble de la bibliothèque qu'une personne soit prévenue de changement sur des critères à choisir. Ainsi la publication « sans oublier de prévenir » est facilitée avec SPF2010.
Des fonctionnalités de GED sont également présentes comme l'extraction et la publication. Une évolution fonctionnelle des bibliothèques de documents permet de gérer le cycle de vie complet des documents du modèle pour sa création jusqu'à son archivage ou sa destruction via un éventuel workflow.
Les autres lieux de stockage sont nommés des listes. On y trouve des calendriers, des tâches, des enquêtes, des forums. Mais toutes ces listes sont des assemblages de colonnes avec des vues et il est possible de modifier ces listes et surtout de créer tout type de liste personnalisée. Ce qui donne à SP2010 la possibilité d'accueillir de véritables applications de collaboration à faire sans ligne de code.
Les listes sont le lieu d'exécution de workflows nommés Flux de travail. SPF 2010 est fourni avec un modèle près à l'emploi nommé 3 états mais il est possible de créer tout type de workflow avec le produit SharePoint Designer, orienté « non développeur » ou Visual Studio, orienté « développeur ». Nous détaillerons dans un prochain article l'usage de Visio et de SharePoint Designer pour créer et maintenir des workflows car c'est ici un très net progrès par rapport à la version actuelle.
A noter qu'on peut maintenant mieux piloter l'étendue des possibilités de SharePoint Designer pour l'édition d'un site, cela pour éviter certains dégâts éventuels.
La recherche intégrée au produit permet de trouver, en mode plein texte tout type de document contenu dans le site ou la collection de sites. Comme WSS, SPF 2010 peut se voir doté de Search Server qui complète bien la partie indexation et recherche.
Les SharePoint Fundations 2010 possèdent de nombreuses autres fonctionnalités, mais celles décrites ici sont les principales.
SharePoint Server 2010 quant à lui possède de nombreuses autres possibilités. Mais ce qui est important de noter est que SPS 2010 s'appuie totalement sur SPF 2010. Il vient le compléter, l'enrichir, mais tout ce que l'on peut avoir appris ou mis en œuvre avec SPF 2010 reste valable.
Fig 4. Copie d'écran d'une collection de sites SPS2010
Techniquement, SharePoint Server 2010 et SharePoint Fundation stockent leurs données dans une base SQL Server. Pour simplifier l'installation, Microsoft fourni une version de SQL Server Express. En production, le choix se portera sur le produit complet SQL Server 2005 ou 2008. Tous les produits sont maintenant en 64 bits, tant pour Windows Server que pour SQL Server et bien sur SharePoint 2010.
Les fonctionnalités peuvent être sur un même et unique serveur ou réparties sur plusieurs machines, formant alors une ferme plus apte à la tenue en charge et la tolérance de pannes.
Nous aborderons dans un prochain article la problématique de la migration de SPS2003 et MOSS 2007 vers SPS2010.
Microsoft propose dans Office 2010 une évolution de Groove permettant de consommer les informations SharePoint avec un client lourd au lieu du navigateur. Il s'agit de SharePoint Workspace. Ce client permet aussi de travailler en mode déconnecté, ce qui est un plus important.
En termes de licences, bien qu'il soit trop tôt pour tout détailler, on devrait retrouver l'offre SharePoint 2010 ainsi :
SharePoint Fundations 2010, produit fourni avec la licence de Windows Server, donc « gratuit » fournissant la technologie SharePoint accessible à tous.
SPS 2010 Standard entrée de gamme de l'offre portail avec des fonctionnalités de ciblage, de profiling nommées ici Audience. Cela permet d'afficher des éléments en fonction de l'appartenance à des groupes ou à des ensembles de groupes.
Les utilisateurs pourront créer leur site personnel avec des fonctionnalités intéressantes de partages. Ce site « Mon site » pourrait bien remplacer le répertoire personnel « Home Directory »
Des news sont stockés et directement gérées.
SPS 2010 Entreprise est encore plus riche. Un serveur Excel, Visio, Access et un serveur de formulaires viennent enrichir la version standard. Le premier permet toutes sortes de reporting et d'aide à la décision avec des tableaux Excel ou des graphiques directement pris en charge par le serveur. Le tout permet de publier facilement des rapports, des listes et des indicateurs de performance clé. A l'aide du serveur de formulaire, il est possible de mettre à disposition de puissants formulaires web sans avoir besoin de les déployer. L'outil de création de ces formulaires étant InfoPath. IL est bien sûr possible de coupler ces formulaires avec des workflows, comme nous le verrons dans un prochain article.
La possibilité que des colonnes se connectent directement à d'autres bases de données telles que SQL Server ou Oracle augmente encore le champ fonctionnel. Il est aussi possible d'interroger ces bases ainsi que de les indexer.
SharePoint Designer, outil complet d'administration et utile pour le design et les workflows restera comme la version 2007 gratuite.
Pour Internet, deux licences verront le jour : SharePoint Server 2010 for Internet Sites, Standard et Entreprise.
Pour la recherche, Search Server est la première brique technologique qui vient apporter l'indexation plein texte sur d'autres lieux de stockage que SharePoint, soit les partages réseaux, les dossiers publics Exchange, les webs et les bases Lotus Notes. L'offre se décompose en 2, une Express, gratuite pour jusqu'à environ 500.000 documents, l'autre est illimitée et apporte la technologie FAST.
Avec chacun de ces versions, le catalogue des web parts fournies s'enrichit nettement permettant de mettre à disposition des utilisateurs des écrans très riches en fonctionnalités, le tout sans développement. On voit également apparaitre des webparts utilisant la technologie Silverlight.
Un site SharePoint d'administration centrale permet de tout contrôler au plus haut niveau comme la création des collections de sites, les sauvegardes, la migration et la gestion des services.
Fig 5. Copie d'écran du site d'administration centrale de SP 2010
Chaque site possède sa propre administration accessible par le bouton Actions du site, rendant ainsi la délégation très opérationnelle.
Fig 6. Copie d'écran du site d'administration d'une collection de sites
Conclusion
Depuis plus de 8 ans maintenant, Microsoft fait progresser la technologie SharePoint et les produits qui s'y attachent. Il devient difficile de ne pas passer un moment pour évaluer ces produits et les avantages que les utilisateurs et l'entreprise pourront en tirer dans leur travail quotidien.
Article publié dans IT Pro Magazine février 2010 www.itpro.fr
Retrouvez l'auteur sur ce lien http://exchange.itpro.fr/Dossiers-par-Theme/2010/3/9/200893804-Video-:-Etienne-Legendre%2C-ou-comment-SharePoint-2010-fait-l-unanimite.htm